Ihre Meldestelle nach dem Hinweisgeberschutzgesetz

Am 2. Juli 2023 tritt das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) in Kraft, das Whistleblower in Unternehmen schützt. Es verpflichtet alle Unternehmen ab 50 Mitarbeitern, zu diesem Zweck eine interne Meldestelle einzurichten.

Für Unternehmen, die zwischen 50 und 249 Mitarbeitern beschäftigen, gilt bezüglich der Umsetzung eine Schonfrist. Sie müssen bis spätestens zum 17. Dezember 2023 eine solche Meldestelle installieren.

Unternehmen mit mehr als 250 Mitarbeitern müssen unverzüglich handeln und bis zum 2. Juli 2023 eine interne Meldestelle schaffen.

Die TERCENUM AG begleitet ihre Kunden schon seit 10 Jahren als externer Datenschutzbeauftragter und Informationssicherheitsbeauftragter. Wir arbeiten eng mit mittelständigen Unternehmen und Konzernen aus unterschiedlichen Branchen zusammen. Nun erweitern wir unser Angebot und bieten Ihnen die Einrichtung einer internen Meldestelle nach dem Hinweisgeberschutzgesetz an.

Was verlangt das Hinweisgeberschutzgesetz?

Das Gesetz fordert von Unternehmen mit mindestens 50 Mitarbeitern die Einrichtung einer internen Meldestelle, bei der Mitarbeiter Verstöße oder Missstände im Unternehmen melden können. Das Gesetz schützt Mitarbeiter, die einen Hinweis geben, vor Repressalien und Benachteiligung im Arbeitsverhältnis. Die Identität der Mitarbeiter ist streng vertraulich zu behandeln.

Zu den Aufgaben der Hinweisgeber-Meldestelle zählen der Empfang von Meldungen, die schriftlich oder mündlich erfolgen können. Nach deren Prüfung erhält der Hinweisgeber spätestens nach 7 Tagen eine Empfangsbestätigung durch die Meldestelle. Binnen 3 Monaten muss eine Rückmeldung erfolgen, die die geplanten sowie bereits ergriffenen Folgemaßnahmen einschließlich ihrer Begründung umfasst.

Die Beauftragung eines externen Dienstleisters wie der TERCENUM AG für die Besetzung der Meldestelle ist eine ideale Lösung, die der Gesetzgeber ausdrücklich erlaubt. Als sogenannte Ombudsstelle agieren wir als neutrale und unabhängige Instanz. Wir vermitteln zwischen den Parteien eine faire und unparteiische Lösung.

Antworten auf weitere Fragen bezüglich des Hinweisgeberschutzgesetzes können Sie in unserem Whitepaper finden.

ab 2023
HinSchG
ab 50 MA

Vorteile des Hinweisgebersystems

Die neue gesetzliche Pflicht bringt verschiedene positive Entwicklungen mit sich:

  • Durch das frühzeitige Erkennen schützen Sie Ihr Unternehmen vor finanziellen Schäden ebenso wie vor Reputationsschäden.
  • Sie erlangen einen besseren Überblick über Problemstellen Ihres Unternehmens und können rechtzeitig entsprechende Maßnahmen ergreifen.
  • Eine interne Meldestelle schafft Vertrauen und stärkt so die Unternehmenskultur.

Die TERCENUM AG als Ihre Hinweisgeber-Meldestelle

Laut § 14 Abs. 1 Satz 1 des Hinweisgeberschutzgesetzes kann „[e]ine interne Meldestelle […] eingerichtet werden, indem eine bei dem jeweiligen Beschäftigungsgeber oder bei der jeweiligen Organisationseinheit beschäftigte Person, eine aus mehreren beschäftigten Personen bestehende Arbeitseinheit oder ein Dritter mit den Aufgaben einer internen Meldestelle betraut wird“. Der Berufsverband der Datenschutzbeauftragten Deutschlands (BvD) befürwortet die Übertragung auf einen externen Dienstleister. In seiner Stellungnahme kommt der BvD zum Ergebnis, dass „benannte Datenschutzbeauftragte insbesondere aufgrund ihrer Qualifikation geeignet“ sind.

Mit der TERCENUM AG steht Ihnen ein erfahrenes und fachkundiges Team zur Seite. Unsere Mitarbeiter stellen durch fundierte juristische und datenschutzrechtliche Kenntnisse sicher, dass in Ihrem Unternehmen alle geltenden Gesetze und Vorschriften eingehalten werden. Wir unterstützen Sie beim Schutz von personenbezogenen Daten und der Erfüllung gesetzlicher Anforderungen. Für die Umsetzung des Hinweisgebersystems setzen wir eine rechtskonforme Software ein. So können Sie sicher sein, dass Anfragen rechtzeitig und HinSchG-konform bearbeitet werden.

Bereiten Sie sich für das Inkrafttreten von HinSchG vor! Wir erstellen Ihnen gern ein Angebot und begleiten Sie bei der Einrichtung einer internen Meldestelle.

“Der BvD weist ausdrücklich darauf hin, dass Datenschutzbeauftragte, wie es in der DSGVO dargestellt wird, die Tätigkeit als interne Meldestelle im Sinne des HinSchG-E übernehmen können. Der BvD sieht hier insbesondere für kleine und mittlere Unternehmen die Möglichkeit, den gesetzlichen Anforderungen auf pragmatische Weise gerecht zu werden.
Die Tätigkeit als interne Meldestelle ist mit den gesetzlichen Aufgaben von benannten Datenschutzbeauftragten gem. Art. 39 DSGVO grundsätzlich kompatibel, darf jedoch nicht mit diesen vermischt werden. Für die Wahrnehmung beider Funktionen in einer Person sind aus Sicht des BvD benannte Datenschutzbeauftragte insbesondere aufgrund ihrer Qualifikation geeignet. Bei der Ausübung der jeweiligen Funktion ist auf eine strikte Rollentrennung zu achten, und die Rahmenbedingungen sind so zu gestalten, dass Interessenkonflikte vermieden werden können. Hierbei ist hervorzuheben, dass insbesondere Datenschutzbeauftragte aufgrund ihrer ihnen durch die DSGVO zugewiesenen Rolle, die auch eine Unabhängigkeit in der Ausübung ihrer Tätigkeit beinhaltet, geeignet sind, eine solche Funktion neben anderen, interessenkonfliktfreien Tätigkeiten im Unternehmen auszuüben. Im Rahmen ihrer Fachkunde sind sie mit den Anforderungen der Vertraulichkeit und Geheimhaltung/Verschwiegenheit.”

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Unsere Mitgliedschaften

Die Tercenum AG ist Mitglied beim BvD e.V.
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